L’organisation d’Avenir Apei doit servir une gouvernance transparente et permettre d’appréhender au mieux les ambitions éthiques et sociales (priorité aux bénéficiaires, amélioration permanente des conditions d’accueil, de vie et de travail, développement d’une culture de bientraitance), et les exigences légales, administratives et économiques (respect de la législation, du schéma départemental, des budgets).
Elle doit également permettre de conjuguer la dualité associative avec :
- Un Conseil d’Administration élu par les familles et les amis des bénéficiaires, au service d’une cause.
- Des professionnels en charge de la mise en œuvre des orientations décidées par le Conseil d’Administration et des missions liées à chaque agrément d’établissement.
Une association gestionnaire, porteuse du projet politique
- Définition des principes éthiques.
- Définition des missions sociales et culturelles.
- Mobilisation des élus et ouverture à la vie de la cité : Mairies, CCAS, élus territoriaux, Sous-Préfet, services sociaux de l’État, du Département…
- Anticipation, analyse des besoins et élaboration des projets de création, d’extension, de restructuration d’établissements et de services.
- Mise en place et supervision du Directeur Général.
- Mise en place des instances de régulation, des principes de management et des procédures.
- Supervision de la mise en œuvre de la Démarche Qualité.
- Approbation du budget et des comptes.
- Communication institutionnelle au niveau associatif, vers l’extérieur et vers les adhérents.
Autour du Président, elle s’est dotée d’un Président-Adjoint et de 5 Vice-Présidents qui assurent les missions suivantes :
- Un Vice-Président responsable de la gestion financière.
- Un Vice-Président chargé de l’Action Familiale et de la solidarité
- Un Vice-Président chargé de la Communication interne et externe.
- Un Vice-Président délégué au patrimoine
- Un Vice-Président délégué à l’antenne de Conflans, à la mise en œuvre du projet associatif et à l’accessibilité
L’Association est assistée dans ses missions par le Siège et les Etablissements.
Des instances de gouvernance garantes du projet associatif
L’Assemblée Générale des adhérents :
Assemblée générale
Elle est souveraine ; réunie une fois par an, elle donne son avis sur le déroulement de l’exercice écoulé (rapport moral et financier) ; elle approuve les orientations proposées par le Conseil d’Administration (rapport d’orientation) ; elle renouvelle le Conseil d’Administration et ses pouvoirs.
Le Conseil d’Administration :
Réuni quatre fois par an, est consulté sur tous les sujets qui constituent l’objet de l’Association et, en particulier, sur les nouvelles orientations et les projets. Il désigne le Bureau et lui délègue l’administration courante. Il choisit le Président. Il approuve les budgets et les comptes.
Le Bureau :
Réuni une fois par mois, assure l’exécution des décisions du Conseil d’Administration et le fonctionnement régulier de l’association. Il rend compte au Conseil d’Administration dont il prépare les travaux avec le concours du Directeur Général. Ses membres ont en outre la charge de missions opérationnelles : secrétariat, trésorerie, communication, action familiale, qualité….
Les commissions :
Pilotées chacune par un membre du bureau, elles sont des aides à la décision et rendent compte au bureau et au conseil d’administration. 5 commissions sont installées :
- Communication
- Stratégie
- Accessibilité
- Finances
- Vie familiale et associative
Au niveau des directions d’établissements :
Dans chaque établissement, le Conseil de la Vie Sociale réunit des représentants des familles et personnes accueillies, le directeur de l’établissement, le personnel, un représentant du Conseil d’Administration et un représentant de la commune. C’est un outil de progrès qui s’inscrit au cœur de la démarche qualité de l’Association.
Des commissions particulières peuvent être installées pour suivre des aspects ponctuels de la vie de l’établissement et des personnes accueillies : commission repas, fêtes, réflexion sur la vie affective et sexuelle, groupes de parole….
Un siège exerçant ses missions au service des établissements
Il exerce ses missions au service de l’ensemble des établissements :
- Direction Générale.
- Comptabilité : consolidation, expertise et contrôle.
- Contrôle de gestion.
- Gestion des ressources humaines et service paye.
- Assistance juridique et suivi des éventuels contentieux.
- Gestion du patrimoine et achats globalisés.
- Développement cohérent du système informatique et intranet.
- Amélioration continue de la qualité et évaluation interne et externe.
Il s’agit d’une structure de direction, d’assistance, de coordination et de contrôle, chaque établissement étant doté de moyens administratifs propres lui conférant une grande autonomie dans sa vie courante.
Le Directeur Général rend compte au Conseil d’Administration, représenté par le Président.
Des établissements et services dont la vocation est d’accueillir ou d’accompagner les bénéficiaires
- Les objectifs de l’établissement, ses finalités.
- Les services et prestations fournies.
- Les modalités d’organisation et de fonctionnement.
- Les populations accueillies.
- Les procédures en vigueur (admission et accueil, projet personnalisé, suivi du projet et coordination inter établissements le cas échéant).
- Les instances de régulation (Comité de Gestion, Conseil de la Vie Sociale).
- Les outils de communication (en partenariat avec l’Association).
- La démarche d’amélioration continue de la qualité et les référentiels d’évaluation.
Le Directeur d’établissement a l’autonomie et la responsabilité d’un chef d’entreprise.
Il négocie directement avec les financeurs le budget annuel de son établissement et s’en porte garant.
Il rend compte au Directeur Général dans le cadre de la délégation qui lui a été confiée.
Un maillage national
Avenir Apei adhère à des associations qui représentent les personnes handicapées mentales sur l’ensemble du territoire national :
- l’Unapei (Union Nationale des Associations de Parents, de Personnes Handicapées Mentales et de leurs amis) qui assure une mission de coordination et de représentation nationale. L’Unapei est en particulier impliquée dans la réflexion législative pour faire connaître au législateur les attentes et les besoins des personnes handicapées et pour défendre leurs droits. Le Projet Associatif et le guide de la vie associative de l’Unapei constituent des documents de référence dont Avenir Apei partage les valeurs et dans lesquels elle puise idées, conseils et modèles de bonnes pratiques
- l’Unapei Ile de France, qui coordonne les besoins et assure le dialogue au niveau de la région.
- l’Adapei des Yvelines (Association Départementale des Associations de Parents et Amis de Personnes Handicapées Mentales), qui regroupe au niveau du département toutes les associations de parents et amis de personnes handicapées mentales et qui participe notamment à l’élaboration du schéma départemental.
Avenir Apei se coordonne avec les associations voisines œuvrant sur le même secteur pour parfaire la complémentarité des services offerts.
